Informace o oblasti zpracování osobních údajů

Účel

Ochrana zdraví osob a majetku školy (kamerové systémy se záznamem),
pro účely vyhodnocování samostatné práce žáků školy (on-line kamery bez záznamu v odborných učebnách školy)

Právní základ

čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (§ 14, odst. 3 zákona č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích),
čl. 6 odst. 1 písm. f), oprávněné zájmy správce,
čl. 6, odst. 1 písm. a) GDPR, na základě souhlasu subjektu údajů (on-line kamery bez záznamu v odborných učebnách školy)

Kategorie subjektů údajů

Zaměstnanci, žáci, studenti, účastníci kurzů, externí návštěvy

Kategorie osobních údajů

Identifikační údaje zaznamenané kamerovými systémy

Informace poskytované subjektu údajů

Informační cedule v prostorách kamer, interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

V odůvodněných případech oprávněné orgány (např. orgány činné v trestním řízení)

Lhůty pro výmaz

Časová smyčka 7-14 dnů, v případě incidentu dle řešení případu

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů při provozování kamerových systémů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Umístění kamer

V prostorách vstupu a vjezdu do areálu školy (včetně pobočky Sokolov), 2. patro školské budovy na chodbě u učeben, u vstupů do zbrojních skladů (včetně pobočky Sokolov), čerpací stanice PHM, parkoviště školy, prostor bazénu, odborné učebny

Režim kamer

Nepřetržitý

Využití záznamu pouze pro identifikaci osob v případě incidentu, bez využití softwarového porovnání biometrických charakteristik

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Podpora komunikace (propagace a prezentace školy) – pořizování fotografických, obrazových a zvukových záznamů

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. a), souhlas subjektu údajů

Kategorie subjektů údajů

Zaměstnanci/policisté školy, žáci střední odborné školy, případně další osoby – účastníci sportovních, společenských, služebních aj. akcí školy

Kategorie osobních údajů

V rozsahu pořízeného záznamu

Informace poskytované subjektu údajů

Informace před akcí, interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Zveřejnění ve vnitřních prostorách školy (nástěnky), na webových stránkách školy a na stránkách sociálních sítí školy, Ministerstvo vnitra – odbor tisku a public relations (podpora propagace a prezentace školy)

Lhůty pro výmaz

Uchovávání po dobu 5 let nebo do odvolání souhlasu

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Ministerstvo vnitra – odbor tisku a public relations (podpora propagace a prezentace školy)

Účel

1. Výběr uchazečů
2. Nabídka další práce
3. Ochrana práv pro případ eventuálního sporu nebo kontroly inspektorátů

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. a), souhlas subjektu údajů (nepřijatí uchazeči – nabídka další práce)

Čl. 6 odst. 1 písm. b), opatření před uzavřením smlouvy

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. f), oprávněné zájmy správce (uchovávání osobních údajů nepřijatých uchazečů)

Kategorie subjektů údajů

Uchazeči o přijetí do pracovního/služebního poměru, zaměstnanci a policisté, osoby konající činnosti/práce na základě dohody

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje, zvláštní kategorie osobních údajů

Informace poskytované subjektu údajů

Informace při poskytování osobních údajů, interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Po skončení pracovního/služebního poměru – předání osobního spisu do personálního depozitáře MV

Lhůty pro výmaz

Osobní spis policisty – 5 let, zaměstnance – 3 roky, poté depozitář MV, Dohody – 10 let, nepřijatí uchazeči – 3 roky

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

V oblasti povinného proškolení vedoucích funkcionářů v oblasti BOZP – firma PREVENT – smluvní ujednání o zpracování osobních údajů

Účel

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. a), souhlas subjektu údajů

Čl. 6 odst. 1 písm. b), plnění smlouvy

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. f), oprávněné zájmy správce

Čl. 9 odst. 2 písm. g), významný veřejný zájem

Kategorie subjektů údajů

Uchazeči/žáci SPŠ, zákonní zástupci, studenti VPŠ, účastníci specializačních kurzů, čtenáři studijní knihovny, pedagogičtí, případně další zainteresovaní zaměstnanci

Kategorie osobních údajů

Identifikační údaje, údaje o průběhu studia (klasifikace atd.) zvláštní kategorie osobních údajů v rozsahu školského zákona, údaje čtenářů, fotografie obličeje na průkazku žáka, kontaktní údaje a číslo bankovního účtu zákonných zástupců k provádění plateb, projevy osobní povahy žáků (fotografie atd.), osobní údaje žáků (vyhodnocení samostatné práce žáků SPŠ formou sledování přes online kamery během vyučovacích hodin v odborných učebnách školy) na základě uděleného souhlasu.

Informace poskytované subjektu údajů

Informace v rámci přijímacího řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Rodiče/osoby s vyživovací povinností vůči žákům SPŠ, v případě přestupu na jinou školu – předání kopií dokumentů, organizátoři kulturních, sportovních aj. akcí, Ministerstvo vnitra, odbor tisku a public relations, Nad Štolou 3, P. O. BOX 21/TP, 170 34 Praha 7 (podpora propagace a prezentace školy), Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy (sběr údajů dle zákona 67/2022 Sb.)

Lhůty pro výmaz

Školní matrika – uschovací lhůta 45 let, třídní kniha 10 let,

ostatní pedagogická dokumentace – 5 let, omluvenky –

likvidace po omluvení nepřítomnosti, úrazy – 10 let,

evidence čtenářů – 5 let, podpora komunikace – 5 let,

případně neprodleně po odvolání souhlasu

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Stravování žáků SPŠ v pobočce školy – Sokolov zajišťuje firma SOKOREST, s. r. o. – smluvní ujednání o zpracování osobních údajů, Ministerstvo vnitra, odbor tisku a public relations, Nad Štolou 3, P. O. BOX 21/TP, 170 34 Praha 7 (podpora propagace a prezentace školy)
Spolek rodičů a přátel školy při Střední policejní škole a Vyšší policejní škole MV v Praze, Spolek rodičů a přátel školy při Vyšší policejní škole a Střední policejní škole MV v Praze, Odbor středního policejního vzdělávání Sokolov

Účel

Poskytování jazykového a dalšího vzdělávání

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. a), souhlas subjektu údajů 

Čl. 6 odst. 1 písm. b), plnění smlouvy

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Zaměstnanci MV, zaměstnanci a příslušníci Policie ČR, Hasičského záchranného sboru a dalších bezpečnostních sborů, další státní instituce ČR

Externí lektoři

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje, průběh vzdělávání účastníků kurzů, rodné číslo u lektorů pro účely vedení personální
a mzdové agendy

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Nejsou jiní příjemci

Lhůty pro výmaz

Protokoly o zkouškách – archivace 45 let, dohody
o pracovní činnosti/provedení práce – archivace 10 let, kontaktní údaje na základě souhlasu – výmaz po odvolání souhlasu

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Evidence vstupu/vjezdu a evidence docházky

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. f), oprávněné zájmy správce

Kategorie subjektů údajů

Policisté a zaměstnanci školy, studenti VPŠ, žáci SPŠ, účastníci kurzů, externí subjekty dislokované v areálu
a další vstupující osoby

Kategorie osobních údajů

Kontaktní a identifikační údaje

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Docházka žáků – zákonní zástupci

Lhůty pro výmaz

Kniha návštěv – uschovací lhůta 3 roky po uzavření knihy, evidence při akcích v areálu – likvidace po 2 letech, měsíční výkaz docházky – 5 let

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Ověřování způsobilosti k přístupu k utajované informaci

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Uchazeči v přijímacím řízení na systemizovaná místa pro utajované informace, zaměstnanci/policisté na systemizovaných místech pro utajované informace

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje, výpis z Rejstříku trestů, svéprávnost

Informace poskytované subjektu údajů

Informace při sběru dat, interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Bezpečnostní odbor MV, při přeřazení příslušníka PČR k jinému útvaru příslušné odborné pracoviště ochrany utajovaných informací

Lhůty pro výmaz

Po skončení pracovního/služebního poměru připojení k osobnímu spisu

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Vedení evidence strávníků

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. b), plnění smluvní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Policisté/zaměstnanci školy, žáci střední policejní školy, studenti vyšší policejní školy

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Zařízení služeb pro MV, se sídlem Přípotoční 300/12, 101 00 Praha 10, IČ: 67779999

Lhůty pro výmaz

Dohody o srážkách ze mzdy – likvidace bezprostředně po ukončení služebního/pracovního poměru, u externích strávníků po ukončení stravování, v případě dlužníků – po uhrazení dluhu.

Seznam strávníků vedený v elektronické podobě – výmaz ze seznamu bezprostředně po ukončení služebního / pracovního poměru. Doba zpracování osobních údajů na základě smlouvy se Zařízením služeb pro Ministerstvo vnitra (dále jen „ZSMV“) je omezena dobou trvání této smlouvy, nejpozději však k datu ukončení nároku na stravu, a to na základě aktuálních informací o strávnících poskytnutých školou ZSMV. Doba uložení je omezena na 1 rok po ukončení nároku na odebírání stravy. Ve výjimečných případech na dobu nezbytně nutnou pro účely vymáhaní eventuálních pohledávek nebo pro účely splnění jakékoliv právní povinnosti vztahující se ke Zpracovateli. 

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Zařízení služeb pro MV, se sídlem Přípotoční 300/12, 101 00 Praha 10, IČ: 67779999

Účel

Vedení evidence ubytovaných

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. b), plnění smluvní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Policisté/zaměstnanci ubytovaní v ubytovacích zařízeních školy, žáci střední policejní školy, studenti vyšší policejní školy, účastníci kurzů, externí ubytovaní

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Policie ČR (hlášení ubytovaných cizinců)

Lhůty pro výmaz

Likvidace – 1 rok po ukončení ubytování

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Zařazování policistů do výstrojních norem

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Policisté zařazeni k výkonu služby ve škole

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Oděvní výdejna Policejního prezidia

Lhůty pro výmaz

Účetní doklady – uschovací doba 5 let

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Plnění úkolů krizového řízení

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Policisté/zaměstnanci školy – krizový štáb

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Odborný útvar krizového řízení MV

Lhůty pro výmaz

Výmaz po skončení pracovně/právního vztahu

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Provozování autoškoly a zajišťování odborné způsobilosti k řízení služebních dopravních prostředků

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Zaměstnanci školy – držitelé Průkazu profesní způsobilosti nebo držitelé/žadatelé o Povolení k řízení služebních dopravních prostředků

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje, rodné číslo a zdravotní způsobilost na základě přílohy č. 1 vyhlášky č. 167/2002 Sb.

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Zkušební komisaři Magistrátu hl. města Prahy (zkoušky z odborné způsobilosti k řízení motorového vozidla

V případě vzniku dopravní nehody při řízení služebního vozidla příslušná pojišťovna

Lhůty pro výmaz

Dokumentace autoškoly a dopravních nehod – uschovací doba 5 let, poté likvidace

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

1. Vedení mzdové agendy (povinné plnění vůči zaměstnancům a povinné odvody vůči oprávněným orgánům a institucím)
2. Provádění srážek ze mzdy (na základě dohod o srážkách ze mzdy, exekučních titulů, rozhodnutí o náhradě škody atd.)

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. c), souhlas subjektu údajů (srážky ze mzdy členů odborové organizace, číslo bankovního účtu rodičů žáků střední policejní školy)

Čl. 6 odst. 1 písm. b), plnění smlouvy

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Zaměstnanci/policisté školy, žáci střední policejní školy (odškodnění při úrazech)

Kategorie osobních údajů

Adresní a identifikační údaje

Rodné číslo na základě právních předpisů

Zvláštní kategorie osobních údajů:

• na základě právních předpisů v oblasti nemocenského, důchodového, sociálního pojištění
• na základě souhlasu – provádění srážek ze mzdy členů odborové organizace

Číslo bankovního účtu zákonných zástupců žáků střední policejní školy (vracení přeplatků plateb za stravu a ubytování)

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Povinné odvody vůči oprávněným orgánům a institucím (nemocenské, sociální, důchodové, zdravotní pojištění, finanční úřad, pojišťovna při řešení náhrady škody na zdraví a věcech a náhrady škody na majetku

Odborová organizace – odvádění členských příspěvků

Lhůty pro výmaz

Dle právních předpisů a spisového a skartačního řádu školy

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Evidence smluv

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti

Kategorie subjektů údajů

Smluvní partneři školy

Kategorie osobních údajů

V rozsahu smluvních ujednání

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Zveřejnění v IS SAP, v modulu Systém správy dokumentů a po anonymizaci údajů v IS Registr smluv

Lhůty pro výmaz

5 let od ukončení platnosti smlouvy (u výběrových řízení 10 let), případně od uhrazení všech pohledávek, poté je proveden výběr.

Technická a organizační opatření

Interní směrnice ke zpracování osobních údajů, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván

Účel

Plnění úkolů při přijetí, evidence a prošetřování oznámení v rámci provozování systému Vnitřního oznamovacího systému (VOS)

Právní základ

Čl. 6 odst. 1 písm. c), plnění právní povinnosti, na základě Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, resp. o její transpozici do českého řádu a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu

Kategorie subjektů údajů

Uchazeči o zaměstnání, policisté/zaměstnanci školy, osoby samostatně výdělečně činné spolupracující s VPŠ a SPŠ MV v Praze, osoby na odborné praxi nebo stáži u VPŠ a SPŠ MV v Praze, osoby při výkonu práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo obdobného plnění, další osoby dotčené oznámením.

Kategorie osobních údajů

Jméno, příjmení, datum narození, kontaktní adresa oznamovatele; identifikační údaje osoby, proti které oznámení směřuje

Informace poskytované subjektu údajů

Interní akt řízení, webové stránky školy

Příjemci osobních údajů

Orgány činné v trestním řízení

Lhůty pro výmaz

Doba uložení oznámení a dalších souvisejících dokumentů – 5 let.

Technická a organizační opatření

Interní směrnice, zabezpečení dat, řízení přístupů, školení zaměstnanců, systém vnitřní kontroly

Zpracovatel

Není využíván